Blog · 4 min lezen

Schoolreisje organisator inhuren: 7 vragen vooraf

Een schoolreisje organisator inhuren gaat het best als jullie vooraf zeven vragen stellen: over begeleiding, kwalificaties, slecht weer, groepsindeling, prijs, incidenten en referenties. De antwoorden zeggen meer over de dag zelf dan de prijs of de website. Het kost een kwartier extra in het offertegesprek.

De zeven vragen op een rij

VraagWaar letten jullie op?
Hoeveel begeleiders leveren jullie?Een concreet aantal, en wie het zijn
Welke kwalificaties hebben ze?EHBO, BHV en ervaring met deze leeftijd
Wat gebeurt er bij slecht weer?Een uitgewerkt plan B en duidelijkheid over verplaatsen
Hoe delen jullie de groep in?Subgroepen met een vaste begeleider
Wat zit er in de prijs?Een uitsplitsing per onderdeel
Wat is het protocol bij incidenten?Wie belt wie, en wat de school zelf regelt
Mogen we een eerdere school bellen?Een of twee contactpersonen

Hoeveel begeleiders levert de organisator?

Vraag naar een concreet aantal en wie het zijn: vaste medewerkers, vrijwilligers of stagiairs. Een goede organisator noemt direct een getal. Er is geen wettelijke norm voor het aantal begeleiders per leerling. Leg daarom samen vast wat de organisator begeleidt en wat leerkrachten en ouders doen.

Welke kwalificaties hebben de begeleiders?

Denk aan EHBO, BHV, een pedagogische achtergrond en ervaring met deze leeftijd. Niet alles is verplicht, wel goed om te weten. Vraag vooral of de begeleiders gewend zijn aan groep 7 en 8, of vooral met volwassenen of jongere kinderen werken.

Wat gebeurt er bij slecht weer?

Een buitenprogramma hangt deels af van het weer. Vraag wat het plan is bij regen, onweer of harde wind. Sommige aanbieders passen het programma aan, andere verschuiven de datum. Vraag in dat geval of verplaatsen iets kost en wanneer de beslissing valt.

Hoe deelt de organisator de groep in?

Werkt de organisator met de hele klas tegelijk of met subgroepen? In kleinere groepen komt iedereen vaker aan de beurt en ontstaat meer samenwerking. Vraag ook of jullie zelf de indeling mogen maken. Leerkrachten weten welke leerlingen beter niet samen in een groep zitten.

Wat zit er wel en niet in de prijs?

Vraag een uitsplitsing in plaats van één totaalbedrag:

  • programma en begeleiding
  • vervoer
  • lunch of catering
  • materiaal en eventuele extra’s

Zo voorkomen jullie discussie achteraf over wat ‘all-in’ precies betekende.

Wat is het protocol bij incidenten?

Vraag wie wie belt, wat de organisator doet en welke medische gegevens de school zelf meeneemt. Vraag ook naar de verzekering van de organisator. De aansprakelijkheidsverzekering van de school zelf loopt meestal via het schoolbestuur of de stichting. Check daar wat die dekt bij een uitje met een externe partij. Leg de afspraken vast, zodat ze ook in het schooldossier terechtkomen.

Mogen jullie een eerdere school bellen?

Vraag om contactgegevens van een of twee scholen die de organisator recent begeleidde. Bel ze en vraag wat goed ging en wat anders had gekund. Tien minuten bellen voorkomt een verkeerde keuze.

Hoe stemt 2SUR5 een schooluitje af?

2SUR5 organiseert schooluitjes vanuit Wateringen, in het Westland vlak bij Den Haag. Alle activiteiten worden begeleid door ervaren instructeurs. Het programma wordt vooraf afgestemd op de groep en de beschikbare tijd. Catering is optioneel. Bij een klassenuitje kan de school zelf aangeven of ze actief meebegeleidt of liever observeert. Stel gerust dezelfde zeven vragen, ook aan ons.

Veelgestelde vragen

Heb je vragen?

Hier vind je antwoorden op de meest gestelde vragen rond dit onderwerp. Staat jouw vraag er niet bij? Neem dan gerust contact met ons op.

Dat hangt af van programma, duur en groepsgrootte. Een klassenuitje bij 2SUR5 kost vanaf € 23 per leerling. Vraag bij elke aanbieder of vervoer is inbegrepen.

Nee. Het aantal begeleiders per leerling is niet wettelijk vastgelegd. Er bestaan alleen richtlijnen, dus school en organisator spreken het samen af.

Meestal via het schoolbestuur of de stichting. Die sluit als bevoegd gezag een collectieve verzekering af voor alle scholen die eronder vallen.

Vraag het vooraf na. Een goede aanpak is aanmoedigen zonder te dwingen, met een andere rol als alternatief. Bespreek dit ook vooraf met de ouders.

Rick
Rick

Klaar om een organisator te kiezen?

Leg deze zeven vragen naast elke offerte die jullie ontvangen. Bekijk de schooluitjes van 2SUR5 of alle leerlingprogramma’s voor scholen en neem contact op om de antwoorden te bespreken.