Blog · 5 min lezen
Een personeelsuitje organiseren gaat het makkelijkst in tien vaste stappen: doel, datum, budget, groepsgrootte, type uitje, offertes, boeken, uitnodigen, de dag zelf en evaluatie. Begin liefst acht weken of meer vooruit en maak één persoon eindverantwoordelijk. Zo hoeven jullie in de laatste week niets meer overhaast te regelen.
Deze volgorde werkt voor de meeste organisaties. Bij grote groepen of drukke periodes, zoals juni en december, schuiven jullie alles een paar weken naar voren.
| Stap | Wat regelen jullie | Richtlijn |
|---|---|---|
| 1 | Doel benoemen | 8 tot 12 weken vooraf |
| 2 | Datum vastleggen | 8 tot 12 weken vooraf |
| 3 | Budget bepalen | voordat jullie offertes opvragen |
| 4 | Groepsgrootte inventariseren | eerst grof, daarna definitief |
| 5 | Type uitje kiezen | na doel en budget |
| 6 | Offertes opvragen | 6 tot 8 weken vooraf |
| 7 | Boeken en schriftelijk bevestigen | zodra de keuze valt |
| 8 | Het team informeren | direct, 2 weken en een paar dagen vooraf |
| 9 | De dag zelf | één aanspreekpunt per kant |
| 10 | Terugkoppeling | binnen een week na het uitje |
1. Benoem het doel in één zin. “Het team bedanken voor een goed jaar” vraagt om een ander programma dan “nieuwe collega’s laten aansluiten” of “twee afdelingen dichter bij elkaar brengen”. Het doel bepaalt het programma. Dus niet wat jullie vorig jaar deden, maar wat nu past.
2. Leg de datum vroeg vast. Kijk naar schoolvakanties, deadlines, piekweken en ploegenroosters. Stuur een korte poll met drie of vier opties. Meer keuze maakt het kiezen alleen trager.
3. Bepaal het budget voordat jullie offertes opvragen. Spreek af of het bedrag per persoon of voor de hele groep geldt, of het inclusief btw is en of eten, drinken en vervoer erbij horen. Vraag ook bij de salarisadministratie na hoe het uitje binnen de werkkostenregeling valt.
4. Inventariseer de groepsgrootte in twee rondes. Eerst grof: wie komt zeker, wie misschien, wie niet. Daarna definitief, vóór de deadline van de aanbieder. Veel aanbieders werken met een minimum aantal deelnemers, dus die tweede telling doet ertoe.
5. Kies een type uitje dat bij het doel past. Actief, cultureel, culinair of een mix. Moeten collega’s elkaar beter leren kennen, dan werkt een actief programma goed: samen iets doen maakt praten makkelijker. Staat bedanken voorop, dan past een diner of borrel met veel tijd voor gesprek. Houd rekening met collega’s die fysiek minder kunnen en kies een programma waarin ieder zelf bepaalt hoe ver hij of zij gaat.
6. Vraag offertes op bij twee of drie aanbieders. Vergelijk niet alleen de prijs, maar vooral wat erin zit.
7. Boek en laat het schriftelijk bevestigen. Lees de annuleringsvoorwaarden en noteer de deadline voor het definitieve aantal deelnemers.
8. Informeer het team op drie momenten. Een save-the-date zodra de datum vaststaat. Twee weken vooraf een bericht met tijd, adres, kledingadvies en een vraag naar dieetwensen. Een herinnering een paar dagen vooraf. Zeg er expliciet bij dat niemand elk onderdeel hoeft te doen. Dat voorkomt dat iemand stilletjes afhaakt.
9. Regel één aanspreekpunt aan beide kanten. Eén contactpersoon bij de aanbieder, één bij jullie. Maak een draaiboek van één pagina met tijden, adres, telefoonnummers, dieetinformatie en wat jullie doen als iemand ziek is of te laat komt.
Stuur binnen een week een korte poll met drie vragen: wat werkte, wat niet, en wat willen jullie volgende keer anders? Bewaar de antwoorden bij het draaiboek. Wie het volgende uitje organiseert, begint dan niet bij nul.
2SUR5 zit in Wateringen, in het Westland en vlak bij Den Haag. We stellen actieve bedrijfsuitjes op maat samen, van korte Adventure Games tot een Outdoor Meerkamp. Het uitje kan bij 2SUR5 of op jullie eigen locatie en is eenvoudig te combineren met lunch of borrel.
Veelgestelde vragen
Hier vind je antwoorden op de meest gestelde vragen rond dit onderwerp. Staat jouw vraag er niet bij? Neem dan gerust contact met ons op.
Deel de annuleringsdeadline van de aanbieder met het team. Tot die datum kan iemand zich afmelden, daarna telt de boeking meestal volledig mee.
Een teamuitje bij 2SUR5 kan vanaf 10 personen. Voor kleinere teams kijken we in overleg wat mogelijk is.
Reken op minimaal acht weken. Voor grote groepen en drukke maanden zoals juni en december is drie maanden vooruit verstandiger.
Maak één persoon eindverantwoordelijk, ook als meerdere collega’s helpen. Zonder eigenaar schuiven taken heen en weer en blijven beslissingen liggen.
Stuur ons de datum, het aantal deelnemers en het doel van jullie personeelsuitje. Dan denken we mee en doen we een voorstel op maat. Bekijk alvast het aanbod voor bedrijfsuitjes.